Lưu Trữ Hồ Sơ Bằng Excel
Việc quản lý công văn, đúng theo đồng, văn bạn dạng trong những đơn vị hành chính, các công ty là vô cùng quan trọng. Cai quản tốt vẫn giúp họ làm việc hiệu quả, tiết kiệm ngân sách và chi phí thời gian, kiêng nhầm lẫn, không nên sót, bảo đảm được trình trường đoản cú thực hiện quá trình cũng như giải quyết và xử lý các vấn đề phát sinh được tốt hơn. Tuy nhiên hầu hết họ không gồm sẵn ứng dụng quản lý công việc này, mà cần tự cai quản bằng Excel. Tiếp sau đây Học Excel Online sẽ hướng dẫn các bạn cách quản lý công văn, hợpđồng trênExcel. Chúng ta cùng tò mò nhé:
1. Những công việc cần làmđể làm chủ công văn, hợpđồng
Văn bản, giấy tờ, hợpđồng gọi tầm thường là văn bản trong doanh nghiệp, cơ quan rất có thể chia làm 3 nhiều loại chính:
Công vănđến:Đối tượng từ bên phía ngoài gửi văn phiên bản tới cho chúng tađể có tác dụng việcCông vănđi: họ gửi văn phiên bản chođối tượng mặt ngoàiVăn bạn dạng nội bộ: áp dụng trong nội bộ, cácđối tượng phía bên trong doanh nghiệp, cơ quan
Dựa vàođặc trưng của những loại văn phiên bản này, buộc phải xác địnhđược quy trình, trình tự quản lí lý, bao hàm các thủ tục:
Tiếp nhận, soạn thảo, ban hànhLưu chuyển, ký,đóng dấu, giữ hộ thư, bàn giaoLưu trữ, bảo quản, sao lưu
2. Cách thực hiện trênExcel
Bước 1: sản xuất quy trình, sơđồ quản ngại lý.
Bạn đang xem: Lưu trữ hồ sơ bằng excel
Đang xem: lưu trữ hồ sơ bởi excel
Việc lập sơđồ đang giúp chúng ta xácđịnhđược trình từ bỏ thực hiện, máy tự tiến hành các các bước và thời hạn thực hiện. địa thế căn cứ vào sơđồ chúng ta sẽ biếtđược công việcđang cách xử trí tớiđâu, bao giờ hoàn thành, tàng trữ văn bảnởđâu.
Bước 2: Xây dựng hạng mục nhóm đối tượng cần cai quản lý
Trong quá trình này chúng ta làm bài toán với cực kỳ nhiềuđối tượng:
Bên xung quanh doanh nghiệp, cơ quan: đối tượngban hành công vănđến, đối tượng người tiêu dùng nhận công văn đi, cá nhân, tổ chức làđối tác ký kết hợpđồngBên trong doanh nghiệp, cơ quan: các phòng ban, các nhân viên
Để thống trị tốt thì bọn họ cần theo dõi cácđối tượng này theo danh sáchđểđảm bảo:
Không bị trùng lặpKhông mắc lỗi không đúng sót trong quy trình nhập tài liệu trênExcel
Danh sách có thể tổ chức trên 1 Sheet như sau:
Xây dựng hạng mục nhóm đối tượng người sử dụng cần quản lí lý
Bước 3: Mở các sổ thống trị công văn đến, công văn đi, văn bạn dạng nội bộ
Mở những sổ thống trị công vănđến, công vănđi, văn bạn dạng nội bộ. Mỗi sổ mở trên 1 Sheet
Khi có phát sinh tương quan tới các loại văn bản nào thì bọn họ sẽ triển khai ghi sổ cho các loại văn bảnđó.
Tùy theo yêu mong quản lý,đối tượng đề nghị theo dõi mà bọn họ sẽ xácđịnhđược những chỉ tiêu, các tiêuđề cho các cột dữ liệu trong bảng.
Ví dụ: mẫu mã sổ quản lý công vănđi đã có kết cấu như sau:
Mở các sổ quản lý công văn đến, công văn đi, văn bạn dạng nội bộ.
Xem thêm: Tổng Hợp Hình Ảnh Tiền Đẹp Nhất: Nhiều Tiền, Tiền Đô, Tiền Lẻ…
Trong mẫu sổ này rất có thể thực hiện tại một số công dụng sau:
Việc thực hiện Data Validation vẫn giúp họ thiết lậpđượcđiều khiếu nại nhập dữ liệu vào trong Sổ, tránh rất nhiều lỗi sai sót trong quá trình nhập dữ liệu, giúp chúng ta quản lý dữ liệu chính xác, không cần lo việc nên sửa lỗi trong quá trình nhập.
Ví dụ như sau:
Lập sổ làm chủ công văn đến
Với mỗi trạng thái của Công vănđến, bọn họ sẽ tất cả thể tùy chỉnh trong công dụng Conditional formattingđểtựđộng thông tin công văn nàođang xử lý, công văn nào chưa xử lýđể bạn cũng có thể có planer cho những việc này.
Bước 4: Xây dựng phương pháp tính mã văn thư
Mã văn thư giỏi số hợpđồng là do bộ phận quản lý văn thư, hành thiết yếu tự quyđịnh. Tuy nhiênđể thống nhấtđược câu chữ này thì chúng ta cần xây dựng phương pháp tính tựđộng, thống tốt nhất trong toàn cục Sổ làm chủ công văn, hợpđồng.
Công thức thường thực hiện là:
Các hàm khác tương quan tớiđịnh dạng, ghép nối chuỗiđể hoàn toàn có thể rađược mã theoý muốn.
Xem thêm: Câu Trần Thuật Là Gì? Cách Sử Dụng, Ví Dụ Về Câu Trần Thuật Đơn Có Từ La
Trênđây là đa số nội dung thiết yếu những các bước cần thực hện khi chúng ta muốn cai quản văn bản, hợpđồng, công văn sách vở và giấy tờ trongExcel.
